Buenas prácticas en el uso del correo electrónico

Estas son algunas sencillas pautas de comportamiento cuando nos comunicamos con otras personas mediante mensajes de correo electrónico. Estas reglas no han sido impuestas por ninguna organización, sino que son reglas de facto que han ido surgiendo de la propia comunidad de Internet. Fueron compiladas en 1995 en un documento llamado RFC 1855 y estan plenamente vigentes

Veamos pues la conducta a seguir para una buena convivencia en la red:

Utiliza un subject o asunto descriptivo, pero al mismo tiempo conciso. Otras personas pueden decidir si leer o no un mensaje basándose solo en la linea de asunto. Si el hilo de discusión deriva hacia otro tema, cambia el asunto, para que refleje mejor el tema de conversación.

Envía tus mensajes en texto plano, y no en HTML o texto enriquecido (RTF), a no ser que sea realmente necesario y sepas que los destinatarios pueden leer este tipo de mensajes. Además de mas seguros, los mensajes en ASCII (texto puro, sin colores, tamaños, negritas, etc.) son mas pequeños y se descargan mas rápido.

No escribas en mayúsculas. Además de ser difíciles de leer, escribir en mayúsculas equivale a gritar, y a nadie le gusta que le griten. A no ser que realmente quieras gritar una palabra o frase, escribe de manera normal, con mayúsculas y minúsculas. Puedes utilizar los asteriscos y guiones bajos para *enfatizar* y subrayar.

Cuida tu ortografía y gramática. Internet es un excelente medio de comunicación, pero si no lo haces, los demás tendrán dificultades en entender lo que quieres decir, y finalmente tus opiniones no serán valoradas. Antes de enviar un mensaje, asegurate de que esta escrito con concreción y claridad, y que realmente dice lo que quieres expresar.

Escribe por párrafos para que el mensaje quede mejor estructurado, y separalos con lineas en blanco, para que el mensaje invite a la lectura. ¿Te leerías un tocho de 200 lineas seguidas?

Cuando respondas a un mensaje, incluye parte del mensaje original para situar el contexto. De otra manera, tus interlocutores podrían no saber de que estas hablando o a que estas contestando, especialmente si reciben mucho correo. Incluye solo las partes relevantes, para no hacer el mensaje innecesariamente largo, con el consiguiente derroche de ancho de banda. En la respuesta debe verse claramente que es lo que tu dices, y que es lo que decía el mensaje original. La mayoría de los programas de correo añadirán el signo ">" al principio de las lineas del primer mensaje. Además de ello, separa con una linea en blanco los párrafos originales de los tuyos.

Utiliza los emoticones. Cuando mantenemos una conversación cara a cara, tan importantes son nuestras palabras como nuestros gestos y expresiones, y la entonación de nuestra voz. De esta manera unas palabras formalmente ofensivas se pueden convertir en una broma entre amigos, etc. Cuando nos comunicamos por Internet, podemos aliviar la carencia del lenguaje corporal usando los emoticones: pequeños dibujos hechos con caracteres ASCII (los del teclado), que nos ayudan a expresar nuestras emociones: alegría :), tristeza :_(, risa :D, enfado :-/, etc. Girando tu cabeza a la izquierda y mirándolos de lado, podrás observar que representan caras sonrientes, llorando, etc. Hay decenas de emoticones, y no es necesario conocerlos todos. Por supuesto, tampoco es recomendable abusar de ellos.

Cuando envías copias de un correo a varias personas, pon la lista de direcciones a enviar en el campo Bcc o Cco (Blind Carbon Copy o Copia Carbón Oculta) en lugar o de utilizar el campo Cc (Carbon Copy), y pon tu propia dirección en el campo To o (o Para). De esa forma evitarás dar a conocer la dirección de terceras personas. La dirección de correo electrónico es personal, como el número de teléfono. Te gustaría que alguien fuera dando tu número de teléfono a cualquiera?

Nunca envíes correo comercial no solicitado. Si lo haces, tu servidor de correo puede ser incluido en las listas negras, y muchos servidores de Internet se negaran a aceptar mensajes que procedan o hayan pasado por él. Incluso si no tienen carácter publicitario, los envíos masivos y no solicitados de convocatorias, noticias, etc, también se consideran spam (correo basura).

No reenvíes mensajes en cadena, falsas alarmas de virus, etc.

No envíes ficheros adjuntos grandes sin avisar o estar seguro de que a los destinatarios les interesa. Seguro que a ti tampoco te haría mucha gracia tener que estar conectado (y pagando teléfono) durante mucho tiempo para bajarte una foto del presidente de Mozambique.

Cuando envíes ficheros adjuntos, utiliza formatos abiertos. Si utilizas un formato propietario, es posible que el destinatario no tenga el programa necesario para visualizarlo.

No conteste a la solucitud de datos confidenciales por correo electronico. Es muy frecuente el intento de captación de datos bancarios o de datos de acceso a cuentas de correo poe parte estafadores. Esta práctica se conoce como phising.

Envía enlaces a documentos almacenados en un gestor documental y trata de no adjuntar los documentos al mensaje.