Dado que el coste de almacenamiento de dicho servicio es muy elevado, se recomienda utilizarlo solamente para los documentos electrónicos que no puedan ser almacenados en documenta. El gestor documental proporciona servicios adicionales de búsqueda, indexación y flujos de trabajo que no son proprocionados en el servicio de ficheros y carpetas compartidas. A continuación indicamos las restricciones aplicadas al servicio:
- No se pueden almacenar ficheros ejecutables.
- No se pueden almacenar ficheros multimedia (videos, fotografías, música) salvo autorización expresa.
- La cuota máxima para una carpeta compartida son 25 Gb.
- Se encuentran activados los siguientes servicios de auditoria: ocupación de espacio en disco y tipo de ficheros almacenados en disco (no se monitoriza el cntenido de los datos almacenados solamente su tipo).
Del mismo modo indicar la disponibilidad de espacio ilimitado que nos proporciona Google Apps For Education, en este caso puede utilizarse para el almacenamiento de cualquier tipo de documento siempre que se cumplan las restricciones legales en vigor.