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Notificaciones. Listas de distribucion

Una lista de distribución es un conjunto de direcciones electrónicas agrupadas bajo una única dirección, la cual se utiliza para enviar mensajes a todas las direcciones incluidas en la lista.

La Universidad de Zaragoza tiene instalada una aplicación de listas de distribución que cuenta con el gestor de listas Mailman que es el encargado de mantener las diferentes listas y de gestionar los mensajes que lleguen a ellas. Además nos permite crear diferentes tipos de listas, conferir a cada una de ellas las características que sean más adecuadas a la finalidad que se le desee dar y todo ello en un entorno web muy fácil de manejar.

 

Tipos de Listas de Distribución

Para explicar los tipos de listas que pueden crearse vamos a clasificarlas en tres bloques según tres criterios: permanencia, quién puede subscribirse y quién puede enviar mensajes.

Permanencia: Según el carácter voluntario u obligatorio de permanencia las listas pueden ser:

  • temáticas: cualquier miembro de una lista puede solicitar subscripción y anular su subscripción en la lista. Se trata de listas de pertenencia voluntaria.
  • gestión: la subscripción y la anulación de subscripción en la lista debe ser realizada por el propietario de la lista. Se trata de listas de pertenencia obligatoria. 

Nota: las listas institucionales son un subconjunto de las listas de gestión.

Subscripción: Según quien pueda subscribirse las listas pueden ser:

  • Abierta: cualquier persona puede subscribirse o borrarse de la lista. Simplemente enviando un comando de alta o baja, ésta se realiza automáticamente. 
  • Cerrada: la subscripción de ser aprobada por el propietario de la lista. En estas listas existe definida una persona que actúa de propietaria de la lista y es quien aprobará la subscripción o no a las personas que lo soliciten. 
  • Estática: los integrantes de la lista son definidos junto con la lista y no se admiten altas o bajas.

Envio: Según quien pueda enviar mensajes las listas pueden ser:

  • Pública: cualquier persona puede enviar mensajes a la lista, aún cuando no esté inscrito a la lista, y los mensajes se retransmitirán a todos sus componentes. 
  • Privada: sólos los integrantes de la lista pueden enviar mensajes. Los mensajes que se reciban de personas no subscritas son rechazados y, por tanto, no se envían a los integrantes de la lista. 
  • Cerrada: sólo el propietario, o los propietarios, de la lista puede enviar mensajes. 
  • Moderada: los mensajes recibidos por la lista necesitan la previa conformidad del moderador o propietario para ser remitidos a sus componentes.
Destinatarios
PDI
PAS
Estudiantes
Petición de Servicio

Listas Temáticas

Con objeto de facilitar la distribución de mensajes a distintos grupos de interés, es posible crear listas de distribución de pertenencia voluntaria.

Estas listas se crearán a petición de la persona o personas interesadas y pueden ser de cualquiera de los tipos de listas indicados anteriormente (abiertas, cerradas, públicas, moderadas ...).

Se trata de listas de correo que agrupan a personas interesadas en compartir información y experiencias sobre un tema de interés común y de pertenencia voluntaria.

 

Solicitud de una Lista de Distribución Temática

En el servidor de listas de la Universidad de Zaragoza, puede solicitar la creación de una lista de distribución temática cualquier persona (PDI, PAS o estudiante) perteneciente a la comunidad universitaria siempre que se comprometa a respetar las normas de uso establecido por el servicio.

Las listas solicitadas podrán tratar de cualquier tema de interés académico, investigador o social que tenga relación con las actividades llevadas a cabo dentro de la Universidad y que se ajusten al espíritu definido en el marco de los Estatutos.

El solicitante de la misma deberá justificar la conveniencia de la misma y hacer una estimación de número de personas que pueden estar interesadas en la misma.

El solicitante deberá disponer de una dirección de correo estable y estar habituado al uso de la mensajería electrónica. Además deberá conocer el entorno web para la administración de la lista (configuración de la misma y administración de los mensajes en el caso de listas moderadas).

 

El solicitante pasará a ser el propietario de la lista y deberá comprometerse a realizar las tareas encomendadas al administrador de listas y a respetar los criterios impuestos para el servicio.

 

Mediante formulario web: 

Para solicitar una lista

Una vez cumplimentado el formulario, se creará un ticket en AyudICa de manera automática asociado a su solicitud.
La petición de Servicio debe ser autorizada por el/la responsable de su Unidad/Centro/Departamento a través de su cuenta institucional mediante la aplicación de gestión de ciclos de aprobación.
Acceso al Servicio

Para enviar un mensaje a una lista, hay que mandarlo a la dirección de la lista:

nombre_de_la_lista@listas.unizar.es

A la hora de enviar hay que tener cuidado con los acentos en el campo From que van junto con la direrección de correo del remitente , ya que según la codificación el gestor puede no interpretar correctamente la dirección del remitente y rechazarlo, también puede que la lista este configurada para que el envio sea explicitamente para ella , es decir ella direeción debe ir en el campo to: no en el cc ,y que el mensaje no tenga excesivos destinatarios

Dependiendo del tipo de lista, el mensaje se distribuirá directamente a los componentes de la lista o quedará pendiente de aprobación por parte del propietario de la lista si ésta es moderada.

 

Al propietario de la lista, le llegará un mensaje de notificación donde se le informa que existe un mensaje a la lista pendiente de su aprobación, el asunto del mensaje, el remitente, la razón para retenerlo, una copia del mensaje enviado y la dirección de la página web donde tiene que ir para aprobar, rechazar o descartar el mensaje. Esta dirección será:

http://listas.unizar.es/mailman/admindb/nombre_de_la_lista

Es necesario introducir la clave de administrador de la lista. En esta página web el propietario puede ver información sobre como realizar una acción sobre el mensaje a moderar y un resumen de los mensajes pendientes de moderación. Tambien puede acceder a una información más detallada de los mensajes.

El propietario tiene disponibles las siguientes acciones:

  • Diferir: Postpone la decisión para más tarde. No se aplica ninguna acción ahora para este mensaje, aún así el propietario puede reenviar el mensaje a otra dirección o guardarse una copia del mensaje.
  • Aprobar: en este caso el mensaje se distribuye a la lista inmediatamente. O si lo que está pendiente es una petición de subscripción, se aprueba esa subscripción.
  • Rechazar: el mensaje es rechazado por el propietario de la lista y al remitente del mensaje se le manda un correo electrónico comunicándole que el mensaje ha sido rechazado por el propietario de la lista. Para las solicitudes de subscripción, rechaza las mismas. En cualquier caso, se debería poner el motivo del rechazo en el cuadro de texto adjunto.
  • Descartar: el mensaje o la subscripción es rechazado por el propietario de la lista pero al remitente no se le envia un mensaje de rechazo. Esta opción se usa normalmente con el correo no solicitado o spam.

Una vez seleccionada la acción a tomar para cada una de las solicitudes administrativa, pulse en el botón Enviar todos los datos para ejecutar esas acciones.

También le llegarán al propietario mensajes de posibles errores y avisos de su lista. En caso de tener problemas para su correcta interpretación puede ponerse en contacto con el sistema de ayuda http://ayudica.unizar.es

 

Listas de gestión (de pertenencia obligatoria)

Ayuda y Soporte

Elementos de ayuda y soporte:

Preguntas frecuentes (FAQ) acerca del servicio: 

Si hay incidencias, crear ticket de soporte en Ayudica, indicando como Servicio y plantilla de ticket: 

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