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Manual de Usuario


En este manual se describen, brevemente, las prestaciones que ofrece al usuario el nuevo sistema telefónico en lo que se refiere a comunicaciones de voz.

Conceptos y Terminología Empleados

Extensión y Línea Directa

Todos los aparatos telefónicos de la Universidad conectados a la red RACI tienen en exclusiva un número de extensión. Es un número de 4 cifras que está comprendido en el rango de 1000 a 5500. Además, algunas de estas extensiones tienen una característica adicional como es la marcación directa desde el exterior de la Universidad (lo que se ha llamado líneas directas). Debe quedar claro que todos los teléfonos que forman parte de RACI son extensiones de una central telefónica de la Universidad, pero algunas de ellas tienen la característica adicional de que se les puede llamar directamente desde el exterior.

Areas telefónicas y prefijos provinciales.

La característica principal que diferencia a una extensión de otra es su número. Este número, como se dice anteriormente está formado por 4 cifras en el rango de 1000 a 5500. Al incorporar Huesca y Teruel al sistema no se disponen de números suficientes que permitan asignarlos sin repeticiones. Por ello se han creado tres areas -Huesca, Teruel y Zaragoza- con numeracion independiente entre ellas, en las que se puede repetir el mismo número de extensión.

El hecho de que existan números de extensión iguales obliga a crear un mecanismo de marcación que permita acceder inequivovamente a la deseada: se han creado prefijos de área o provinciales. Para llamar a extensiones de otra provincia se debe marcar el prefijo más el número de extensión.

Cabecera de las provincias:

 Zaragoza 84
 Huesca 85
 Teruel 86

Mi número de Teléfono.

Dependerá del tipo de extensión instalada: normal o de acceso directo.

  • Normal. Estará formado por el cabecera de la provincia añadiendo el número de extensión.

    Por ejemplo:

    Centralita Llamada entre extensiones
    Zaragoza 976-761000 84+extensión
    Huesca 974-239300 85+extensión
    Teruel  978-618100 86+extensión

     

  • Línea Directa. Las extensiones que empiezan por 1 o por 2 disponen de número de llamada directa desde el exterior. El número de línea directa será siempre el que le hayan comunicado al instalar el teléfono.

 

Líneas Colectivas

A pesar de su nombre, este concepto no se refiere a líneas propiamente dichas, puesto que es una facilidad de las extensiones. Con este nombre se designa a un grupo de extensiones telefónicas al que se asigna un número de extensión colectivo especial. Cualquier llamada dirigida a ese número colectivo especial busca un teléfono libre , dentro del grupo, para sonar en él.

Imaginemos, por ejemplo, una secretaría de un centro situada en una amplia sala en la que hay instaladas 3 extensiones telefónicas que tienen los números 2001, 2011, 2021. Podemos definir una línea colectiva, con el número de extensión 5600, formada por las extensiones 2021 y 2011 (obsérvese que el orden no es aleatorio).

Cuando alguien llame al número 5600 la llamada sonará en la extensión 2021. Si está ocupada en ese momento o no se descuelga, la llamada suena en el 2011.

Grupos de Telecaptura

Se designa así a un conjunto de extensiones que se declaran pertenecer a un grupo de telecaptura. Con ello se obtiene que cualquier usuario del grupo, marcando la clave adecuada, puede recoger una llamada dirigida, que suene, en cualquier otro teléfono del mismo grupo.

Esta facilidad es útil en despachos colectivos donde varias personas trabajan conjuntamente. Básicamente sirve para evitar las carreras a la mesa del compañero al que todo el mundo llama y nunca está.

Desvíos

Este servicio que ofrece el nuevo sistema de telefonía puede ser muy útil si se utiliza adecuadamente. Las llamadas sobre una extensión con la función de desvío activada, son desviadas inmediatamente a la estación de destino.

El desvío es ignorado en las siguientes condiciones:

- si la llamada proviene de la extensión destino del desvío.
- si es una rellamada.
- si es una llamada a la línea colectiva.
- si es correo vocal.

Mientras que la función de desvío está activada, las llamadas salientes se efectúan con todas las prestaciones.

Tipos de desvío:
Según el procedimiento de activación:
- Desvío Variable.
Cada vez que se desvía el teléfono es necesario marcar la extensión a la que se desvía. Este tipo se utilizará para situaciones no habituales. Ejemplo, estoy esperando una llamada importante pero tengo que ir un momento al despacho de al lado.
- Desvío Fijo.
Se almacena el número de extensión una única vez y cuando se desea desviar el teléfono sólo hay que marcar el código de desvío.

Según su funcionalidad:

El desvío fijo tiene dos variantes: desvío inmediato y desvío diferido.

- Desvío inmediato.

Si una vez grabado el número de desvío se activa la función desvío las llamadas suenan en el destino programado inmediatamente. Sin sonar ninguna vez en la extensión desviada.
- Desvío diferido
Si no se activa, las llamadas saltarán al número desviado una vez pasado el tiempo programado, sonando unas cuatro veces en el teléfono desviado antes de saltar.

Facilidades comunes a todas la extensiones

Los procedimientos presentados a continuación explican el funcionamiento de las distintas facilidades en teléfonos multifrecuencia. Si se dispone de un teléfono decádico, el procedimiento de marcación cambia de la siguiente manera:


La tecla * se debe cambiar por un 7.
La tecla # se debe cambiar por un 70.
La tecla R se debe cambiar por un 6.

Cuando se instaló el teléfono se informó si era decádico o multifrecuencia, pero si no se conoce el tipo de marcación, la forma de averiguarlo es la siguiente: si el teléfono tiene tecla R y además funciona, (se pueden pasar llamadas) el teléfono es multifrecuencia, si no tiene tecla R, es decádico.

Llamada a usuarios internos

Para comunicar con usuarios telefónicos internos, es decir, con otras extensiones de la Universidad.

Procedimiento:  Nm. Extensión  Misma provincia 
Procedimiento:  Prefijo + Nm. Ext  Diferente provincia. 

Para hablar con extensiones internas de la Universidad, sólo es necesario marcar las 4 cifras del número de extensión si se está en la misma provincia. Para llamar a extensiones de la universidad de otra provincia hay que marcar el prefijo de area mas el nnero de extensión. En el caso de comunicaciones por fax la forma de actuar es la misma.
Llamada a números externos.

Para comunicar con usuarios telefónicos externos.

Procedimiento:  0 + Nm. Teléfono  Llamadas Nacionales 
Procedimiento:  0 + 00 + Nm. Teléfono  Llamadas Internacionales. 

No es necesario esperar tono de confirmación para marcar los números de teléfono. En el caso de llamadas internacionales, tras marcar el 00, la central no da el tono característico de llamadas internacionales.

Consulta durante una comunicación externa o interna.

Durante una comunicación, tanto interna como externa, puede surgir la necesidad de hablar con otro usuario y regresar después a la conversación inicial.

Procedimiento:  R + Nm. Ext. 

En la cartulina de indicativos aparece como "Hacer llamada consulta". La consulta se realiza durante una comunicación.

En situación de consulta, cuando estamos hablando con el segundo interlocutor y tenemos en espera al primero podemos desear tres cosas:

a) Liberar 2ª llamada y hablar con primer interlocutor

Procedimiento:  R 

b) Hablar alternativamente con ambos interlocutores. Cambiar alternativa consulta.

Procedimiento:  R * 15 

c) Hablar al mismo tiempo con ambos interlocutores. Introducir 2ª conferencia. También se llama conferencia a tres o tripartita.

Procedimiento:  R * 3 

Transferencia manual de comunicación externa e interna. (Pasar llamadas)

Los usuarios pueden transferir las llamadas a otras extensiones tanto de llamadas internas como de externas. Se conoce normalmente como "pasar llamadas".

Procedimiento:  R + Nm. Ext. 

En la cartulina también aparece como "Hacer llamada consulta". Una vez marcada la extensión existen dos alternativas: esperar que conteste el segundo interlocutor y entonces colgar el teléfono o colgar directamente. Si el segundo interlocutor no recoge la llamada ésta volverá a sonar en nuestra extensión.

Rellamada automática en caso de ocupado y de libre.

Si un usuario llama a una extensión interna y está ocupada, puede registrar una petición de rellamada. Al quedar libre la extension ocupada la llamada se producirá automáticamente. Si la extensión estaba libre, la rellamada se efectuará en cuanto el usuario de la extensión que no contestaba llame por primera vez.

Procedimiento:  * 9 (esperar tono confirm.)  Activar Rellamada. 
Procedimiento:  # 9  Desactivar Rellamada. 

La activación de la rellamada se debe realizar en el momento en que se está recibiendo el tono de ocupado o libre, sin colgar el auricular. No confundir rellamadada con repetición de marcación.

Repetición de marcación.

Se puede memorizar un número marcado para volver a repetir la llamada. Puede ser tanto interno como a la red pública. La utilidad principal es la de evitar marcar de nuevo la extensión o el número de teléfono externo cuando, por ejemplo, se ha llamado y se ha obtenido el tono de ocupado.

Procedimiento:  * 6 (esperar tono confirm.)  Guardar último número llamado. 

No se debe confundir esta función con la tecla repetir, o bis, de la que disponen muchos teléfonos, ya que esta tecla sirve para repetir el último número marcado. Con la función "repetición de marcación", una vez almacenado el número, se pueden realizar otras llamadas y el número permanecerá almacenado, permitiendo repetir la llamada sólo con marcar el código *6.

Para almacenar el número hay que pulsar el *6 mientras se está llamando, tanto si da tono de libre como ocupado, sin colgar el teléfono.

Marcación abreviada central.

Son listas de marcación abreviada que se preparan centralizadamente. Estas listas suelen contener los números de teléfono más utilizados por la organización o números de servicios de socorro, etc.

Su utilidad viene dada porque es más fácil memorizar números que contengan pocas cifras.

Procedimiento:  Marcar número abreviado. 

Es una lista de números habituales, de uso generalizado, que permiten realizar la llamada mas rápido y además son más fáciles de memorizar ya que tienen pocas cifras.

Marcación abreviada individual

Se corresponde con lo anterior pero la lista es preparada por el usuario en lugar de estar preparada centralizadamente. Las dos facilidades conviven juntas. El usuario puede programarse hasta un máximo de 10 destinos con los números de uso más habitual.

Procedimiento:  # 8 + Mem.0-9 + tono + número  Memorizar número. 
Procedimiento:  * 8 + Mem.0-9  Marcar número memorizado. 

Veamos un ejemplo. Deseo almacenar el número de teléfono de un compañero en la memoria 0. Para ello hay que realizar lo siguiente: pulsar el símbolo # , después el 8 y después el número 0, esperar un tono de confirmación y teclear el número del compañero, colgar. Para llamar la próxima vez sólo hay que teclear la siguiente secuencia: *80. Si se hubiera almacenado en la memoria 1, la secuencia sería *81.

Telecaptura de llamadas en un grupo.

Un usuario de un grupo de telecaptura puede contestar a cualquier llamada dirigida a otro teléfono de su grupo.

Procedimiento:  * 7  Capturar llamadas 

El ejemplo típico para ver el funcionamiento de esta utilidad se da en la secretaría de un centro donde trabajan varias personas. Se puede crear un grupo de telecaptura entre todas las extensiones de la secretaría y así se evita tener que levantarse de la mesa para coger la llamada que suena en el teléfono del vecino. El funcionamiento es muy sencillo: cuando suena una extensión del grupo se marca *7 y automáticamente recogemos la llamada.

Transferencia Automática fija de llamadas (Desvío Fijo)

Antes se ha comentado la transferencia manual de llamadas. La palabra manual significa que, una vez recibida la llamada, pulsando la tecla R y el número de extensión ésta se transfiere a la extensión deseada.

En este caso el procedimiento es automático, en la descripción de conceptos se ha llamado desvío. Una vez programada la utilidad las llamadas se transfieren al destino fijado automáticamente. Es una utilidad que programa el usuario. El destino del desvío puede ser: una extensión, una línea colectiva, un mensaje grabado o el "buzón" del servidor de correo vocal.

La transferencia fija -desvío fijo- tiene dos variantes: inmediato o diferido. Una vez almacenado el número de la extensión destino, si se activa el desvío, la funcionalidad se producirá inmediatamente; las llamadas que se reciban no sonarán en ese número sino que sonarán inmediatamente en la extensión a la que se ha desviado la llamada. Si no se activa el desvío, -solamente se graba- el salto tendrá efecto una vez transcurridos unos 15 segundos -aproximadamente cuatro timbrazos-, esto se llama desvío diferido.

Para grabar el desvío inmediato fijo:

Procedimiento:  * 49 + Nm.Ext. + Colgar  Memorizar número y activar desvío 

Es importante darse cuenta de que el procedimiento *49 no sólo memoriza el desvío fijo, sino que también lo activa.

Para desactivar el desvío fijo:

Procedimiento:  # 44  Desactiva desvío. 

Desactivar el desvío fijo no significa borrar de la memoria el número almacenado, que se realiza con otro procedimiento, sólo significa quitar el desvío fijo. La consecuencia adicional de desactivar el desvío fijo es que se pone en marcha el desvío diferido.

Si queremos desactivar el desvío diferido hay que borrar de la memoria el número.

Para borrar desvío fijo y desactivar desvío diferido:

Procedimiento:  # 49  Borra desvío fijo. 

Una vez borrado el desvío fijo, para poder activar de nuevo un desvío fijo, es necesario volver a almacenar el número de extensión.

Para activar desvío inmediato fijo:

Procedimiento:  * 44  Activa desvío inmediato fijo. 

Para poder activar el desvío inmediato fijo hay que tener almacenado el número en la memoria.Veamos un caso que nos facilitará la comprensión: primero se ha memorizado un número con el procedimiento *49, después se ha desactivado el desvío con el procedimiento #44, en esta situación si tecleamos *44 se activará el desvío inmediato fijo.

Transferencia automática variable (Desvío Variable)

A diferencia del desvío fijo, que permite activarlo con sólo pulsar *44, el desvío variable obliga a teclear cada vez la extensión destino del desvío.

Procedimiento:  * 44 + Nm. Extensión  Activa desvío variable. 
Procedimiento:  # 44  Desactiva desvío variable. 

 

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